あなたの会社では、ミーティングという名前のただ集まって決められたルールに従って、それなりの当たり障りのない話を繰り広げる、ただのお茶会を定期開催されているところはありませんでしょうか？
やはり、ミーティングとして限りある大切な時間を割いて開催しているのであれば、実りの多いものにしたいですよね？
そんな想いは抱えつつも、なかなか言い出せずにずるずるとそんな状況が続いていませんでしょうか？
そんな状況を脱出していただくための、心構えをご紹介しますので是非とも実践してみましょう！
ミーティングの目的を明確にしましょう
ミーティングの目的を決める事は当たり前でしょ？と思われるかもしれませんが、意外と目的が明確になっていないミーティングはあります。
例えば・・・
〇問題点だけが明確になっていて、最終的に解決策が決まらないままミーティングを終了してしまう。
〇１カ月に１回開催しなければならないので仕方なく開催した。
開催することが目的になっていてミーティングをした事によって解決できた問題が一切ないという全く生産性の悪いミーティングを実施していないでしょうか？
せっかくミーティングを実施するのであれば、問題点は開催前にメンバーに提示しておいてミーティングではその解決策を持ち合いその中でもっとも有効的な案を採用するなど、明確な目的を設定することによりよりよい職場環境の改善ができるのだと思います。
みんなで発言する仕組みづくりをする
ミーティングに参加していながら、一言も発しない人も良く見かけますがせっかく参加しているのに意見を言わないなら参加していないのと同じことになってしまいますよね。
例えば・・・
司会進行の人が必ずまんべんなく質問したり、もしくは議題ごとに司会進行を役割分担するなどして全員で参加できる仕組み作りも大切だと思います。
日本人はどうしても引っ込み思案のところがありますので、自分から進んで発言するのが苦手な人が多いように感じますのでまんべんなく全員が発言できる環境を作る事が何よりも、活発なミーティングを行う事で重要だと思います。
人は発言せざるを得ない状況になれば、発言しますので是非とも実践しましょう！
意外と言わないだけで自分なりの意見をもっている人も多数いると思いますので、どんどん発言できる環境づくりをおこなって有意義なミーティングは作れるはずです。
事前に資料を配布する
ミーティングを開始する前に、事前に資料を配布することによりあらかじめミーティング内容の確認と、問題点の共有ができますので是非とも事前に資料を配布することをお勧めします。
例えば・・・
〇明確に問題点を記載して発表の順番などを設定しておくことにより、あらかじめ真剣に確認することになるのである程度実りのあるミーティングにすることができると思います。
どうしても、参加者が他人事で考えてしまうと話し合いがなかなか前に進む事が出来ず、答えの出ない雑談で終わってしまいますので、全員に当事者意識をもって参加してもらうためにも発表のタイミングなど明確な時間割で設定することをお勧めします。
次のアクションに期限を決める
ミーティングで次なるアクションを決定したとして、なんとなく頑張りましょうでは成果は出ませんので、必ず期限付きで何時何時までにこのアクションは完了させると、決定することによりアクションを必死で実行せざるを得ない状況を作り出せると思いますので、是非とも期限を決めて目的達成のためにがんばりましょう！
相手の意見をあからさまに否定しない
ミーティング中に意見を発表する人に対して注意していただきたいのがあります。
発表者に対してあからさまに否定しないでください。
頭ごなしに否定をされると、発表者が萎縮してしまうため、自由な発想により素晴らしい意見が出る可能性があるのに、その機会に失う事になりますので、一度は同調してからこちらの意見を小出しにすることがベストです。
お互いの意見を尊重しあえる関係性を築きながら活発な議論を交わしある事が出来れば、きっと思いもよらなかった新しい考えが生まれるかもしれませんので、是非とも実践してみてください。
まとめ
会社組織が大きくなればなるほど、ミーティングは形式上定期的に行わなければならないという、全く生産性の無いものになっている可能性があります。
ミーティングを開催する事自体は物凄く必要な事であることに間違いないのですが、せっかく大事な時間を削って参加しているのならば、意味のあるミーティングにしたいですよね。
これを読んでいるあなたはきっと、そんな意味の無いミーティングに対して憤りを感じている事でしょう。
もし良ければ、自分から行動してみましょう！周りの人間を変える事は物凄く難しい事ですが、自分の行動を変える事は頑張ればできますので、是非とも「自分が変われば周りも変わる」そんな気持ちで取り組んでもらえたら、より良い環境を作る事ができると思います。
それでは皆様にこの記事が少しでもお役にたてれば幸いです。
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