仕事を次から次へと抱えこんでしまい、処理しきれずに時間だけに追われ精神的にも疲れてしまいます。
仕事を押し付けた人は先に帰ってしまったり・・・
残業すれば上司に怒られ・・・
あまりにもやる事がありすぎて結局どれからやっていいか分からず作業効率も悪くなり・・・
こんな状況が続いてしまうと、自分はもちろん職場の生産性も低下してしまいますので
職場にとっても良くない事だと思います。
まずは頭の中を整理して、一つ一つ仕事をこなしていく事が重要だと思います。
この記事を読み終える事で、あなたの仕事の悩みが一つでも解決できれば幸いです。
優先順位の割り出し方
まずは今現在、抱えている仕事で完了させなくてはいけない期日順に並べます。
時間の迫っているものから時間に余裕のあるものまで順番をつけましょう！
【例えば】
↓
↓
↓
↓
↓
例えば、１週間以内の案件がいくつもあったとしてどれから手を付けていいか分からない時があります。
その時は、自分にとっての重要性（誰から依頼されたか？）によって順位を決めましょう！
【例えば】
↓
↓
↓
※これは極端な例ですが、選定基準としてはその仕事をやらなかったとして自分や会社に与える影響の度合いで
決める事が重要です。
例えば、コピーを頼まれたとして、そのコピーはいつ？誰が？使用するものなのかが重要です。
分からなければ、いつまでに完了させるべきなのか依頼してきた人に確認をとるようにしましょう。
たかがコピーといえども、もしかしたら１時間後に会社の社運を賭けたお客様とのミーティングがあり
そのミーティングで使用する資料だとしたら、万が一やらなかったとしたらとんでも事になりますよね。
リストを作成する
まずはやらなければならない仕事を時系列に並べましょう。
その次に重要な項目にマーカーをつけましょう。
ぱっと目で見て分かるようにすれば良いのでマーカーでも赤ペンでもなんでも大丈夫です。
この時に自分が見て分かれば良いので、完成度にこだわる必要はありませんので、走り書きで構いませんので
まずは作成してみる事が重要です。下記のリストを参考にしてみてください。
１、重要なお客様の見積書を作成する。
２、１時間後に開催される重要な会議の資料のコピーをとる。
３、１時間後までに、上司に反省文を提出する。
４、今日中に３日後の会議の資料の作成をする。
５、今週中に上司に提出する報告資料を作成する。
こんな感じでリストを作成することが出来れば、あとは上から実行していき完了後に消し込みするだけです。
まずは作成してみる事が重要です。
始めはノートの切れ端などに作成で構いません。けして綺麗に仕上げようと頑張らなくて大丈夫です。
やりながら修正を加えて自分なりのやる事リストをマスターしましょう。
まずは、作成することが重要です！
時には仕事を断る事も重要
やる事リストを作成してやってみたけど結局やる事が多すぎて終わらない・・・
なんて状況も実際はあると思います。
そんな時には、思い切って仕事を断る事も重要です。
すべてを断る事は無理なので、この時も重要度（誰から頼まれたか？）を基準に断る事をお勧めします。
例えば、同じ同僚複数名から頼まれた場合は、その人は今まで自分に対してどこまで協力してくれた人か？など
利害関係も正直重要になってくると思います。
ここは割り切って断りましょう。
そうは言っても断りずらいなあ・・・
そんなときは、正々堂々と断る為の言い訳を考えましょう。
・今かかえている案件が〇〇件あるから、それは悪いけどできそうにない。
・〇〇さんから頼まれている重要な案件があるから、悪いけどそれをやっている時間がない。
・それじゃあ代わりにこの案件をやってもらえるなら、その案件を引き受けても良いよ。
明確に答えれば、大抵の人は頼みずらくなります。
まずはダメ元で言ってみる事から始めて見ましょう。
私も以前は、断れない体質でしたが意外と一度断ってみると、断れる事に気づきましたので是非参考にしてみてください。
まとめ
仕事をする上でどうしても、優先順位をつける事は重要になります。
チームで仕事をする人でも、個人プレーの人でも抱えている案件は１件や２件ではないと思います。
優先順位をつける事により、「今何をやるべきか？」「次はどれをやるべきか？」など
明確になる事により、仕事の効率が上がるだけではなく心にゆとりが生まれるはずです。
人間はやる事があまりに多すぎると感じた時点で、やる気が物凄く低下するようにできているみたいです。
ところが、明確に「次はこれ」と分かっていれば坦々とこなしていけば良くなるので作業効率はかどります。
是非実践してみて、不のスパイラルから脱却しましょう！
コメント